Wdrożenie platformy informatycznej do cyfryzacji procesów zarządczych
Cyfrowe procesy biznesowe i sportowe Widzewa Łódź
Podsumowanie
Z jednej strony istnieje presja osiągania i utrzymywania wyników sportowych oraz medialnych. Z drugiej — realia nowoczesnego zarządzania, obejmujące obsługę kontraktów zawodników, analizy treningowe, kwestie licencyjne i wymogi UE, faktury, zamówienia, kolejne umowy…
W odpowiedzi na potrzeby klubu MakoLab zaprojektował i wdrożył kompleksową platformę do cyfryzacji procesów administracyjnych, zarządczych i sportowych. Rozwiązanie oparto na technologiach Alfresco (enterprise content management – ECM) oraz Camunda (business process management – BPM).
Klient
Branża
Sport zawodowy / zarządzanie klubem piłkarskim
Usługa
Platforma do cyfryzacji procesów zarządczych, biznesowych i sportowych
Zakres prac
Doradztwo biznesowe; Analiza procesów biznesowych i modelowanie BPMN; Wdrożenie systemów ECM i BPM; Integracja z istniejącymi narzędziami Comarch Optima
Widzew Łódź to jedna z najbardziej ikonicznych marek sportowych w Polsce, często nazywana „najlepszym klubem piłkarskim w historii Polski”. Klub, wywodzący się z lokalnych tradycji, rozwinął się w ogólnopolską organizację z międzynarodowymi sukcesami, silną bazą kibiców i znaczącą wartością marketingową.
Szczegóły
Klient
Widzew Łódź to jedna z najbardziej ikonicznych marek sportowych w Polsce, często nazywana „najlepszym klubem piłkarskim w historii Polski”. Klub, wywodzący się z lokalnych tradycji, rozwinął się w ogólnopolską organizację z międzynarodowymi sukcesami, silną bazą kibiców i znaczącą wartością marketingową.
Wyzwanie
Widzew Łódź funkcjonuje w dynamicznym środowisku sportu i biznesu. Klub potrzebował usprawnić swoje procesy operacyjne. Tradycyjne, papierowe zarządzanie dokumentami powodowało opóźnienia, a brak centralnego systemu utrudniał współpracę pomiędzy działami.
Celem klubu była pełna transformacja kluczowych procesów administracyjnych i sportowych w nowoczesne, zautomatyzowane rozwiązania.
Główne problemy obejmowały:
- ręczne przetwarzanie faktur, umów i zamówień;
- brak zautomatyzowanego obiegu dokumentów;
- niską elastyczność w dostosowywaniu się do zmian regulacyjnych;
- konieczność wdrożenia rozwiązań zgodnych z wymogami projektów unijnych.
Rozwiązanie
Na początku zespół MakoLab przeprowadził serię warsztatów z kluczowymi jednostkami klubu — działami finansowym, administracyjnym i sportowym.
Wspólnie wykorzystano notację BPMN do mapowania procesów oraz przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb biznesowych.
Wspólnie wykorzystano notację BPMN do mapowania procesów oraz przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb biznesowych.
Efektem był jasny i realistyczny Software Requirements Specification (SRS), który stał się fundamentem transformacji.
Zakres przygotowanej dokumentacji obejmował m.in.:
- SRS
- mapy procesów w notacji BPMN
- modele danych dla kluczowych rejestrów
- politykę uprawnień dostępu
Następnie wdrożono platformę opartą na:
- Alfresco – ECM do zarządzania dokumentami;
- Camunda – BPM do automatyzacji procesów biznesowych;
- integracji z Comarch Optima – dla obsługi procesów księgowych.
Kluczowe rezultaty i innowacje
- Warsztaty analityczne w obszarach sportu i administracji
- Przygotowanie dokumentacji technicznej i biznesowej zgodnej z wymogami projektów UE
- Wdrożenie pracy zdalnej oraz elektronicznego obiegu dokumentów
- Automatyczne powiadomienia o przedłużaniu umów
- W pełni cyfrowy obieg dokumentów dla faktur, umów i dokumentacji projektowej
- Zautomatyzowane procesy decyzyjne
Projekt został zrealizowany o 42% szybciej niż planowano — zakończony po 7 miesiącach zamiast 12.
Podsumowanie
Projekt zrealizowany dla Widzewa Łódź potwierdził, że MakoLab skutecznie łączy wiedzę biznesową i technologiczną, dostarczając rozwiązania realnie usprawniające funkcjonowanie organizacji. Wdrożona platforma cyfrowa nie tylko zoptymalizowała procesy klubu, lecz także zwiększyła jego konkurencyjność na rynku sportowym.
Nowoczesna organizacja potrzebuje nowoczesnych rozwiązań. W tym przypadku cyfryzacja procesów biznesowych była kluczowa. Współpraca z MakoLab pozwoliła nam je zoptymalizować. Dzięki wdrożeniu platformy cyfrowej zyskaliśmy elastyczność, skuteczność i efektywność w zarządzaniu klubem.
Katarzyna Bednar, Dyrektor Operacyjna, Widzew Łódź