Obecnie obserwujemy powszechny pęd ku „automatyzacji”, czy bardziej nowocześnie „cyfryzacji” procesów. Pandemia dodatkowo akcelerowała ten proces. I jest to bardzo słuszny trend – zwiększa ogólną efektywność firmy, całej gospodarki. Pytanie jednak, czy automatyzowanie 1 do 1 procesów pełnych wąskich gardeł, marnotrawstw, niepotrzebnych aktywności za które klient końcowy nie chce zapłacić, jest najlepszą drogą? A może warto najpierw oczyścić proces, uprościć go, usunąć aktywności, które nie przynoszą wartości?

Bazując na naszych wieloletnich doświadczeniach – zdecydowanie tak. Dokładnie taki modus operandi mieliśmy okazję konstruować w jednej z firm. Właściciele procesów – wewnętrzni Klienci – byli bardzo zadowoleni. Dlaczego?

1. Po pierwsze i najważniejsze klienci końcowi naszych Klientów dostawali lepszy, prostszy serwis. Szybciej i przy mniejszym wysiłku ich potrzeby i oczekiwania zostały spełnione.
2. Po drugie ludzie pracujący zarówno nad doskonaleniem procesów jak i nad ich automatyzacją, czuli dużo większy sens tego co robią. Byli dzięki temu zdecydowanie bardziej zmotywowani. Co więcej mogli naprawdę być dumni oraz chwalili się realizowanymi projektami i wdrażanymi rozwiązaniami.
3. Po trzecie i wcale nie najmniej ważne – automatyzacja po oczyszczeniu i uproszczeniu procesu jest po prostu dużo tańsza. Nie marnujemy tak cennych „zasobów informatycznych” na „developowanie” czegoś co nie ma sensu i klient końcowy tego nie chce.

Proste prawda? I wbrew temu co możecie powiedzieć, że to w dużych organizacjach bardzo trudne, jednak możliwe i udaje się w praktyce. Jest kilka ważnych czynników sukcesu. Wymienimy dwa:

1. Róbmy cyfryzację w połączeniu z pod-projektem doskonalącym proces. Jeśli robimy tyko automatyzację to jesteśmy skazani na efekt 1 do 1 i wszystkie marnotrawstwa o których powyżej. Prosta forpoczta, projekt upraszczający proces, da rewelacyjne rezultaty. Uwierzcie, mówimy to na podstawie naszych doświadczeń
2.  Drugim czynnikiem o którym chcemy wspomnieć dla równowagi jest podejście, żeby projekt biznesowy (konsultingowy wewnętrzny czy zewnętrzny) nie kończył się tylko rekomendacjami lub zmianami procesu nie objętymi automatyzacją. Kluczowe jest, żeby nie był kolejkowany w oczekiwaniu na zasoby IT. Lepiej zrobić nawet mniej, ale za to od końca do końca (tzw. end-to-end) dostarczyć rozwiązanie dające wartość Klientowi. Od problemu, identyfikacji jego przyczyn źródłowych, zaprojektowania nowego, prostszego procesu, aż po pełne wdrożenie. Przy czym przez kompleksowe rozwiązania mamy na myśli sam nowy proces, technologię która go automatyzuje i … ludzi którzy go realizują.

Powyższe to tylko jedna z perspektyw wokół „Lean before automate”. A Ty co sądzisz? Zgadzasz się z powyższym? Może masz inne zdanie? Chętnie wysłuchamy Twojej opinii.